Een succesvolle samenwerking begint met een solide onboarding   

Als nearshore softwareontwikkelaar is het ontwerpen, testen en onderhouden van softwareapplicaties onze kernactiviteit. Voordat we echt met een opdracht voor een nieuwe klant aan de slag gaan, doorlopen we altijd eerst een aantal fasen die we onboarding bij softwareontwikkeling noemen. Waarom we voor deze aanpak kiezen en wat de toegevoegde waarde hiervan is, lees je in het onderstaande artikel.

Outsourcing van softwareontwikkeling is een strategische keuze die valt of staat met een sterke start. Bij NetRom geloven we dat een zorgvuldige onboarding een voorwaarde is een voor duurzame en constructieve samenwerking. De onboarding vormt de basis voor een succesvolle samenwerking met onze opdrachtgever, waarbij we streven naar vertrouwen, effectiviteit en kwaliteit op technisch, organisatorisch en inhoudelijk niveau. 

In de onboardingfase richten we onze tijd en energie op het helder definiëren van de doelstellingen van de opdrachtgever. We onderzoeken grondig wat het product moet bereiken, binnen welke context het opereert, welke systemen cruciaal zijn, en wat de technische én functionele prioriteiten zijn. In sommige gevallen bouwen we voort op een bestaande oplossing. Als daar sprake van is, doen we vaak een audit op de bestaande applicatie om de technical debt, in zoverre daar sprake van is, in kaart te brengen.  

Intake is meer dan lijst met requirements 

Onze onboarding omvat méér dan alleen het maken van een lijst met requirements; het is een investering in succes gericht op de lange termijn. Onze Senior Engineers en Solution Architects, die beschikken over uitgebreide praktijkervaring en diepgaande domeinkennis, voeren intensieve gesprekken met alle stakeholders bij onze nieuwe opdrachtgever.  

Het doel van deze gesprekken is niet alleen de functionele en technische scope te begrijpen, maar vooral de bedrijfslogica achter het product te doorgronden. Deze domeinkennis is essentieel voor een succesvolle samenwerking en ontwikkeling. Teams zonder deze kennis blijven op afstand opereren, terwijl teams met relevante en diepgaande domeinkennis vanaf dag één bijdragen aan slimme oplossingen, efficiënte architectuurkeuzes en relevante optimalisaties. 

Intensieve kennisuitwisseling via meetings 

Via intensieve online meetings werken we samen aan het in kaart brengen van de bestaande architectuur, het vaststellen van de techstack en de tooling. Tegelijkertijd maken we duidelijke afspraken over communicatie, agile rituelen, teamrollen, definition of done, codestandaarden en nog veel meer belangrijke onderdelen. Het resultaat van deze intensieve kennisuitwisseling is het creëren van een solide inhoudelijke en operationele basis die een langdurige en succesvolle samenwerking mogelijk maakt. 

Een effectieve onboarding vergt in deze fase inzet van beide partijen. Hoewel NetRom beschikt over meer dan 25 jaar praktijkervaring bij vele verschillende soorten organisaties en sectoren, onderzoeken we altijd eerst hoe de processen bij onze nieuwe opdrachtgever verlopen. Daarom is actieve betrokkenheid van de key stakeholders essentieel. We adviseren onze opdrachtgevers om de eigen IT-medewerkers bij de opdrachtgever zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken, het liefst al in de fase van de vendorselectie. Door deze samenwerking vanaf het begin te stimuleren, leggen we het fundament voor een succesvolle samenwerking, nog vóór de contractondertekening. 

Starten met Proof of Collaboration (PoC) 

Om theorie daadwerkelijk om te zetten in praktijk, beginnen we meestal met een PoC (Proof of Collaboration): een pilotfase die bestaat uit enkele sprints. In deze fase, met een bewust beperkte scope, krijgen beide partijen de kans om te ervaren hoe de samenwerking in de praktijk verloopt. Zo wordt duidelijk hoe snel het team zich de nieuwe materie eigen maakt, hoe soepel en effectief de communicatie verloopt en in hoeverre de opgeleverde resultaten aansluiten bij de vooraf gestelde verwachtingen.  

De PoC fungeert als een realistische test waarin niet alleen de technische en organisatorische aspecten van de samenwerking aan bod komen, maar ook het belang van domeinkennis direct zichtbaar wordt. Door in deze gecontroleerde setting samen te werken, kunnen eventuele knelpunten vroegtijdig worden gesignaleerd en aangepakt, waardoor de basis wordt gelegd voor een succesvolle en duurzame samenwerking in het verdere traject. 

Elk ontwikkelteam beschikt over een Operationeel Manager, die als spil fungeert tussen de Product Owner van de opdrachtgever en het ontwikkelteam, en verantwoordelijk is voor de algehele performance, een soepele samenwerking en het tijdig signaleren en oplossen van eventuele escalaties. Deze rol is van essentieel belang om de continuïteit en kwaliteit van het project structureel te waarborgen. De Operationeel Manager bewaakt niet alleen de voortgang, maar zorgt er ook voor dat het team zich blijft ontwikkelen en beschikt over genoeg informatie uit de organisatie. Het gaat erom dat de opdrachtgever altijd kan rekenen op een betrouwbare en transparante partner gedurende het hele ontwikkeltraject.  

Meerdaagse kick-off op locatie

De formele start van het project vindt indien mogelijk plaats met een meerdaagse kick-off op onze campus in Roemenië, waar opdrachtgever en ontwikkelteam elkaar persoonlijk ontmoeten om wederzijdse verwachtingen af te stemmen en samen een stevige basis te leggen voor een langdurige samenwerking. Deze fysieke bijeenkomst versterkt niet alleen de onderlinge betrokkenheid, maar versnelt ook het proces van teamvorming en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft doelen en werkwijze.  

Extra expertise is snel beschikbaar 

Tijdens deze intensieve startfase worden niet alleen de projectdoelstellingen en communicatielijnen helder gedefinieerd, maar ontstaat er ook ruimte voor informele interactie, wat het vertrouwen en de samenwerking ten goede komt. Gedurende de looptijd van het project kunnen we, indien nodig, uit onze interne pool van meer dan 500 hoogopgeleide IT-professionals, snel extra expertise inschakelen, zoals bijvoorbeeld Security Specialisten of Machine Learning Engineers. Zo kunnen we flexibel inspelen op veranderende behoeften en altijd over de juiste kennis en capaciteit beschikken om het project tot een succes te maken.

Voortgang evalueren via maandelijkse regiemeetings 

Gedurende de gehele samenwerking houden we de vinger aan de pols door maandelijks regiemeetings te organiseren met het klantmanagement, waarin we samen de voortgang, teamdynamiek en samenwerking evalueren. Daarnaast leggen we veel nadruk op frequente wederzijdse bezoeken op locatie, bij voorkeur elk kwartaal, om samen de voortgang, resultaten en processen grondig te bespreken. Dankzij deze voortdurende feedbackloop kunnen we snel inspelen op signalen uit het team of de organisatie, tijdig bijsturen waar nodig en continu werken aan het optimaliseren van de samenwerking, zodat we gezamenlijk het beste resultaat behalen en de verwachtingen van de opdrachtgever steeds beter weten te overtreffen. 

Onboarding is strategische beslissing 

Bij NetRom beschouwen we de onboarding niet als een formaliteit, maar als een strategische investering in het gezamenlijke succes van onze klanten en teams. Door vanaf het eerste moment te focussen op het inzetten en uitbreiden van domeinkennis, het creëren van wederzijds begrip en het inrichten van een gestructureerde samenwerking, leggen we een solide fundament voor langdurige productiviteit, hoge kwaliteit van de output en een samenwerking die verder gaat dan alleen het opleveren van software. 

Benieuwd hoe we jou kunnen helpen?  

We geloven dat een sterke start bepalend is voor het behalen van ambitieuze doelen en het realiseren van duurzame groei. Ben je benieuwd hoe onze aanpak jouw organisatie verder kan helpen? Neem via het onderstaande contactformulier contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en ontdek hoe we jouw organisatie kunnen helpen met softwareontwikkeling. Samen maken we het verschil voor jouw organisatie!