Optimum Assessment: versnellen van softwareontwikkeling met NetRom

Digitaal leren en examineren is al lang geen niche meer, maar wint door technologische ontwikkelingen zoals cloud en AI wel aan steeds meer terrein. Optimum Assessment is een van de spelers binnen dit vakgebied. Het bedrijf schakelde NetRom in om ontwikkelcapaciteit vrij te maken, zodat de time-to-market kan worden verkort.  

De markt voor online assessments groeit stevig, gedreven door digitalisering, flexibilisering van werk en leren, en de behoefte aan schaalbare en integere toetsingsmethoden. Nederland speelt hierin een sleutelrol als innovator, met een sterke aanwezigheid van technologiebedrijven die oplossingen bieden voor e-learning, toetsing en examinering.  

Adnan Maakoul vervult als Product Manager bij Optimum Assessment een brugfunctie tussen business en IT, of liever gezegd: software development. “Met het platform van Optimum Assessment kunnen organisaties ‘high-stakes’ examens gericht op toetsen en certificeren volledig organiseren. Het gaat hierbij vooral om zogenaamde ‘summatieve’ examens aan het eind van een trainings- of opleidingstraject en waarbij de uitslag grote waarde heeft voor de geëxamineerde. Daarbij kun je denken aan Wft-diploma’s of aan een inburgeringsexamen. High-stakes examens hebben daardoor een grote toegevoegde waarde en maatschappelijke impact.”  

Eindgebruikers van Optimum kunnen via het platform content genereren, beheren en inzetten voor uiteenlopende examens, zowel op het gebied van theoretische kennis als voor vaardigheden. Optimum Assessment werkt dan ook voor verschillende onderdelen van de Nederlandse overheid, voor exameninstellingen in het beroepsonderwijs en voor onderwijsinstellingen in binnen- en buitenland.  

Bij high-stakes examens zijn processen en content zeer strak ingericht. Dat is met name relevant wanneer kandidaten hun examens online kunnen afleggen zonder fysiek aanwezig te zijn in een testcentrum. Om bij examens, toetsen of assessments ‘op afstand’ de integriteit te waarborgen wordt dikwijls gebruikgemaakt van online proctoring. Dat omvat een reeks van technologische maatregelen om fraude en ongeoorloofde hulp te voorkomen. Bijvoorbeeld door video-opnamen te maken van de omgeving van de kandidaat, scherm- en applicatiegebruik vast te leggen, AI in te zetten voor de analyse van het gedrag van de kandidaat en door bepaalde software, zoals browsers, tijdelijk af te sluiten.  

“Nederland is een van de leidende landen op het gebied van onderwijskundige software”, legt Maakoul uit. Er is daarbij wel sprake van hevige concurrentie, zowel in eigen land als vanuit Scandinavische landen en de VS. Nederland is voor Optimum Assessment dan ook eerder een kraamkamer voor innovatieve toepassingen dan een afzetgebied voor verdere groei. Voor dat laatste kijkt het bedrijf vooral naar andere Europese landen, met name omdat veel Europese landen nog weinig ervaring hebben met online assessments.  

Daarnaast kampen veel concurrenten van Optimum Assessment met technical debt omdat hun platformen gebouwd zijn op basis van oudere technologie. Die grondige vernieuwing van de technologie heeft Optimum Assessment al in 2018 aangepakt, legt Maakoul uit: “Wij maken platformbreed gebruik van top-notch technologie.” 

Wie zich wil onderscheiden, moet inzetten op gebruikersvriendelijkheid, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. “Maar wat echt grote impact gaat hebben de komende tijd, is generatieve AI”, zegt Maakoul. “In de toekomst kan je bij wijze van spreken met een druk op de knop een toets genereren via ons platform. Op termijn kun je generatieve AI ook inzetten bij formatief toetsen: het geven van feedback aan examenkandidaten om het leerproces te bevorderen. Op korte termijn moet GenAI toetsopstellers ondersteunen bij het proces van samenstellen van toetsonderdelen. Generatieve AI bepaalt de komende jaren een groot deel van onze roadmap.” 

Voor verdere groei is Optimum Assessment aangewezen op het buitenland. “In veel landen om ons heen wordt de noodzaak tot meer digitalisering erkend,” verduidelijkt Maakoul. Met andere woorden, wie snel is en een goed product heeft, kan een positie in het buitenland verwerven. Maakoul: “De time-to-market is voor ons cruciaal”. Kortom, het ontwikkeltempo moest omhoog. En daarvoor werkt Optimum Assessment samen met NetRom Software. 

Optimum Assessment heeft twee teams met in totaal twaalf fullstack ontwikkelaars (inclusief een architect en een tester) aan boord. “Daarnaast hebben we enkele externe testers waarvan we gebruikmaken. Die zijn onderdeel van onze flexibele schil – iets wat we sowieso graag aanhouden. Wanneer je nog meer tempo wil maken, zal je die flexibele schil moeten vergroten. Het aanbod aan beschikbare ontwikkelaars lijkt best groot, als je afgaat op alle berichten op LinkedIn. Maar het uitbreiden van je team met externe capaciteit is geen sinecure. Wij weten uit ervaring hoe belangrijk het is om bij het uitbesteden van softwareontwikkeling de externe developers volledig in je eigen team te integreren.” 

Toen Optimum Assessment in gesprek raakte met NetRom, werden dit soort overwegingen expliciet meegenomen. “Juist vanwege eerder opgedane ervaringen wilden we klein beginnen, dus we zijn in mei 2024 gestart met een afgebakend project dat helemaal los van ons eigen team staat. Daarmee hebben we ook voorkomen dat we NetRom meteen zouden overvoeren met onze eigen ‘ballast’. Die eerste PoC had een omvang van vier sprints in twee maanden tijd en was heel succesvol. Na afloop was duidelijk dat de samenwerking geschikt was om verder op te schalen.” 

Maakoul bekent dat die succesvolle PoC best spannend voor de eigen developers was. Want de ontwikkel- en opleversnelheid van NetRom lag hoog. Binnen het eigen team was er behoefte aan bevestiging dat Optimum Assessment capaciteit wilde toevoegen (in plaats van eigen developers vervangen) zodat het interne team zich scherper zou kunnen richten op de kritische componenten van de roadmap zoals AI.  

Na afronding van de PoC is het team van NetRom meteen aan de slag gegaan met het ontwikkelen van features die nodig waren voor een nieuwe klant van Optimum Assessment. “Dat was niet de bedoeling, want we wilden eerst werken aan een geïntegreerd team dat met de roadmap aan de slag zou gaan. Nu werken we met drie ontwikkelaars en een tester van NetRom. Op de achtergrond kijkt er een lead developer mee, die ondersteuning biedt bij grotere vraagstukken.” Het NetRom-team krijgt ook een rol in de verdere realisatie van de PoC.  

“Je kunt in korte tijd veel code schrijven, maar bepalend voor succes is uiteindelijk de ontwikkeling van functionaliteit die waarde toevoegt – onze eindklant moet er iets aan hebben”, benadrukt Maakoul. Minstens even belangrijk: met de inzet van NetRom heeft het ontwikkelteam van Optimum Assessment nu de handen vrij om met zaken als AI aan de slag te kunnen gaan. Binnen de samenwerking is daarnaast alle gelegenheid om te profiteren van de brede kennis vanuit de NetRom-organisatie. “Zo ontstond ad hoc het idee om een webshop toe te voegen aan onze website. Ook op dat vlak beschikken ze over de juiste oplossingen en competenties. De webshop wordt nu via een stand-alone project door NetRom ontwikkeld.”  

Na nog geen jaar te hebben samengewerkt – “we zijn nog volop aan het leren” – heeft Maakoul al goed zicht op de belangrijkste ‘lessons learned’. De belangrijkste: stel de Product Owner in staat, bijvoorbeeld door het weghalen van taken, om het productteam optimaal te begeleiden. Een andere belangrijke les: zorg ervoor dat alle documentatie in het Engels is opgesteld, zodat ook non-native teamleden er goed mee kunnen werken. 

“En zoek elkaar op,” licht Maakoul toe. “We hebben NetRom in Roemenië bezocht en drie dagen besteed aan de inhoudelijke kant van ons project. Periodiek willen we steeds een deel van de ontwikkelaars over en weer op bezoek laten komen. Ik ben ervan overtuigd dat fysieke ontmoetingen bijdragen aan de synergie, zeker op belangrijke momenten tijdens het ontwikkeltraject.”