Als verwerker van digitale documenten beschikte Whitevision over een verouderde on-premise infrastructuur die bestond uit een verzameling uiteenlopende softwareproducten. Modernisering was noodzakelijk: de dienstverlening moet snel en eenvoudig aangepast kunnen worden voor de vele klanten in verschillende branches en ook de beveiliging van het platform vroeg om een grondige verbetering. Voor deze transitie naar een slimme cloudoplossing deed Whitevision een beroep op NetRom Software. Het resultaat? Een robuuste, schaalbare cloudsuite die klaar is voor de toekomst en een uiteenlopende internationale klantengroep kan bedienen.
Whitevision, opgericht in 2005, is marktleider in inkomende documentverwerking. Het bedrijf verwerkt 15 miljoen documenten per jaar voor zo’n 1.500 organisaties met ruim 26.000 eindgebruikers, waaronder Dura Vermeer, Eneco en Eurotransplant.
Whitevision startte met het inscannen van papieren facturen en groeide uit tot een brede suite met klantspecifieke integraties voor ERP-systemen als 4PS, Afas en Exact, vertelt Maaike Dircken, Software Development Manager. Het resultaat was een uitgebreide maar versnipperde softwaresuite.
De externe omgeving veranderde in hoog tempo. “Tegenwoordig is het aanpassingsvermogen van oplossingen tevens het onderscheidend vermogen”, verduidelijkt Dircken. Tegelijkertijd nam de vraag naar security toe en zette Whitevision stappen richting internationalisering.
Die veranderingen kwamen samen in één vraag: hoe maak je een toekomstbestendige productsuite waarmee je sneller kunt meebewegen met klantbehoeften? Het antwoord lag in het ‘verSaaSen’ van de suite en een abonnementsmodel.
‘‘NetRom kan snel schakelen en heeft altijd wel een expert binnen handbereik.’’
MAAIKE DIRCKEN, SOFTWARE DEVELOPMENT MANAGER BIJ WHITEVISION
Voor de nieuwe cloudgebaseerde productlijn koos Whitevision bewust voor uitbesteding aan NetRom. Geen vrijblijvende keuze: op het bestaande product vertrouwden meer dan 1.500 klanten, en fouten hadden directe gevolgen.
De start van de samenwerking was een leerperiode. Whitevision had de neiging te veel functionaliteit in één sprint op te nemen, waardoor de technische vertaalslag moeizamer verliep. “Daar leer je allebei van”, blikt Dircken terug. Beide partijen maakten heldere afspraken over acceptatiecriteria en het toewerken naar een minimum viable product.
Een bezoek aan het ontwikkelteam bleek een keerpunt. “We zijn op bezoek gegaan in Roemenië. Dat is ontzettend goed voor de communicatie en het is goed om elkaar persoonlijk beter te leren kennen.” Een sterkere relatie maakt het eenvoudiger om na een obstakel snel weer door te schakelen.
Duidelijke afspraken over overlegstructuur en communicatie bij teamwisselingen zorgden voor continuïteit aan beide kanten.
Aanvankelijk werkte Whitevision met twee aparte teams bij NetRom, in lijn met de structuur van twee BV’s. Toen beide producten van actieve ontwikkeling naar onderhoudsmodus gingen, was het moment aangebroken om te herstructureren.
“We zijn van twee teams naar één team van vijf personen en een team lead gegaan. Een compliment aan NetRom Software is dat zij hier snel in konden schakelen.” Die flexibiliteit was voor Dircken geen vanzelfsprekendheid: “Bij sommige IT-dienstverleners krijg je mensen toegewezen alsof het pionnen zijn. Dat wil ik niet, ik wil een band opbouwen met het team waarmee we samenwerken.”
Nu de producten zijn samengevoegd in één suite, heeft NetRom Software een grotere rol in de indirecte support aan eindgebruikers. “Ze kunnen snel schakelen en hebben altijd wel een expert binnen handbereik.” Die expertise vertaalt zich regelmatig in concrete suggesties in de trant van “hebben jullie hier al aan gedacht?” — en dat wordt zeer gewaardeerd.
De samenwerking leverde een gemoderniseerde, cloudgebaseerde productsuite op die schaalbaar is en snel inspeelt op marktveranderingen. De overstap naar agile werken en het abonnementsmodel geeft Whitevision de bewegingsvrijheid om relevant te blijven, van bouw tot zorg.
“De grootste leerpunten gaan over voorspelbaarheid en betrouwbaarheid. Wij hebben beter leren inschatten wat een ontwikkelteam kan opleveren; NetRom Software is steeds beter gaan aanvoelen wat wij bedoelen.” Die wederzijdse betrouwbaarheid is de basis voor een efficiënte samenwerking.
Dircken sluit af met een praktisch advies: “Zorg dat je de samenwerking en communicatie niet te complex maakt. Van het inschieten van een user story tot het maken van afspraken: houd het eenvoudig.”
Ontdek hoe NetRom samen met Whitevision een verouderde infrastructuur transformeerde naar een schaalbaar cloudplatform
