Jaap Merkus: “Soms moet je even tempo minderen, een stap terug om daarna twee stappen vooruit te doen”

Een roadmap die schuift, deadlines die je opnieuw inplant, releases die je telkens moet uitstellen: bijna elke CTO en CIO herkent het. Complexiteit krijgt vaak de schuld, maar de echte oorzaken zijn meestal veel praktischer. In onze podcast gaan Ingrid den Uijl, Head of Product Development bij vervoersbedrijf Transdev Nederland, en Jaap Merkus, CEO van NetRom Software, met elkaar in gesprek over waarom voorspelbaar leveren bij de ontwikkeling van maatwerksoftware een uitdaging kan zijn.

Anneke van der Putten, Sales Director bij NetRom Software, vervult tijdens deze podcast de rol van moderator. Ze begint met een schets van hoe het er in de praktijk aan toegaat: te veel work in progress, afhankelijkheden die pas laat opduiken, een lage velocity. Stuk voor stuk knelpunten die je planning ongemerkt onderuithalen en die zelden met technisch onvermogen te maken hebben. Veel vaker gaat het om de manier waarop teams, business en leveranciers samenwerken. Precies daar ligt ook de ruimte om grip op de roadmap terug te winnen.

Waarom een roadmap bijna altijd schuift

Volgens Ingrid begint het probleem bij een gebrek aan overzicht. Ze hanteert een simpele vuistregel: de inschatting van een developer is altijd pure ontwikkeltijd. Voor een realistische opleverdatum vermenigvuldigt ze die met twee en telt er twee weken bij op, want testen, wachten op input en onvoorzien werk komen er nog bovenop. “Het is altijd een happy day planning, maar dat is niet de echte wereld, want het gaat nooit in één keer goed”, zegt ze.

Jaap wijst erop dat daar vaak nog veranderende business needs bovenop komen. “Plannen voor succes doet eigenlijk iedereen. Plannen voor de dingen die mis kunnen gaan is een stuk minder leuk”, stelt hij. En zelfs met een buffer blijkt het plan al snel te duur of te traag, waarna je alsnog richting het optimistische scenario wordt geduwd. “Als je alleen maar pessimistisch bent, krijg je ook niks van de grond. Dus dat is een balans.”

Te veel tegelijk en te veel afhankelijkheden

Hoe ziet te veel work in progress er in de praktijk uit, wil Anneke weten. Zodra er te veel tegelijk loopt, verdeelt iedereen zijn aandacht over meerdere taken, waarschuwt Ingrid. “Dingen die parallel lopen, gaan op de een of andere manier altijd tegelijk mis.” In plaats van focus krijg je dan constant geschakel: opnieuw inlezen, context switchen, uren die gedurende de dag verdampen.

Daar komen de afhankelijkheden nog bij. “Wat dodelijk is voor je planning, zijn de afhankelijkheden die je niet had gezien”, zegt Ingrid. Een ervaren team, een heldere architectuur en scherp omschreven requirements en user stories helpen om die vooraf in te plannen. Sommige factoren blijven extern en laten zich niet versnellen.

Jaap ziet hoe shortcuts het probleem vooruitduwen tot de paniek toeslaat. “Als het zich opstapelt, krijg je een soort schaduw-backlog. Het team weet het wel, maar het staat nergens expliciet”, zegt hij. Zijn advies: soms moet je even tempo minderen, een stap terug om daarna twee stappen vooruit te doen.

Kwaliteit vraagt om afspraken én controles

Anneke legt de stelling voor dat kwaliteitsissues zelden door een gebrek aan talent komen, maar door ontbrekende afspraken. Ingrid nuanceert dat: het gaat niet om de afspraken over kwaliteit en werkwijze alleen, maar vooral om de controles die je erop zet. De basisregels voor kwaliteit en security, zoals het niet hardcoderen van wachtwoorden, zijn snel geregeld. “Het allermoeilijkste is inregelen dat je daar ook controles op hebt”, legt ze uit. Ze pleit voor testing by design, want zonder testscenario weet je niet eens waar je naartoe ontwikkelt.

Jaap onderstreept waarom kwaliteitsdenken vanaf de start in het team hoort. Wordt testen er pas op het eind bij gehaald en schuift je roadmap, dan verschuift de geplande verhouding van 80 procent bouwen en 20 procent testen al snel naar 90/10: het testwerk wordt weggedrukt. “Kwaliteitsdenken moet integraal in het team zitten, niet alleen in het hoofd van de tester”, zegt hij.

Nee zeggen, transparant zijn en blijven meten

Voorspelbaarheid begint bij minder tegelijk doen en bij de moed om nee te zeggen, merkt Ingrid op. De business wil bijna altijd meer dan IT kan leveren, en in kortere tijd. Het klassieke “je hoeft toch alleen maar dat aan te passen” gaat voorbij aan wat eronder zit: één aangepaste variabele kan zomaar vijfenzeventig rapportages raken. Haar oplossing zoekt ze niet alleen in transparantie en eigenaarschap, maar ook in het opheffen van de scheidslijn tussen IT en business. Het moet één team zijn.

Stoppen met meten zou volgens Jaap een verkeerde reflex zijn. “Ook al ben je maar 85% accuraat: breng transparantie en learnings in. Juist meten”, zegt hij. Houd velocity, productiviteit en accuratesse zichtbaar, anders stuurt de business je puur op tijd.

Datzelfde principe hanteert Ingrid als het over AI gaat, waarover ze bewust kritisch is. Haar eerste tegenvraag is steevast hoe je gaat aantonen dat ontwikkelen goedkoper wordt of mensen productiever. “Als we tweehonderd euro per persoon per maand extra investeren en onze velocity blijft gelijk, dan klopt er iets niet.” Jaap plaatst AI in perspectief: “Het coderen zelf is nooit een planningsprobleem geweest. Het zit in de coördinatie eromheen.” Gaat dat coderen sneller, dan duiken er simpelweg andere knelpunten op.

Voorspelbare cadans en flow boven heldendom

Een vaste cadans van planning, review en retro noemt Ingrid liever een voorspelbare cadans. “Vast” vindt ze te inflexibel: vakanties en feestdagen gooien elk strak schema in de war. Het gaat haar niet om het moment van opleveren, maar om de afstemming en integratie eromheen. Een voorspelbare retro creëert bovendien een veilige plek waar collega’s elkaar durven aanspreken.

Jaap voegt een meer kwalitatief signaal toe: flow. “Als het de ene ochtend traag gaat en de andere middag supersnel, dan weet je dat er iets knelt”, zegt hij. Steeds onder stress iets moeten inhalen put een team uit en drijft mensen richting shortcuts.

Daarom wint consistentie het van de heldenmodus. In die modus leunt alles op één of twee mensen, legt Ingrid uit. Zij zijn daarna ook de enigen die het werk kunnen onderhouden. Zo ontstaan single points of failure. Jaap verwoordt het zo: “Brandweermensen houden van brand.” Een brandje blussen voelt heroïsch, maar meestal moet je juist een stap terug doen.

Los de belangrijkste bottlenecks op

Werk overdoen kost altijd meer tijd, maar is daarom niet slecht, nuanceert Ingrid. Wie álle rework wil vermijden, laat de scope zo ver oplopen dat een project onhaalbaar wordt. Bij Transdev werken ze daarom met snelspoor en borgspoor: het snelspoor mag, zolang het borgspoor maar op de backlog staat. Jaap herkent daarin de discipline om pragmatisch je doel te bereiken, “want het is de zwakste schakel die anders het hele tempo bepaalt”.

Als slotvraag wil Anneke weten wat een CIO of CTO morgen zou moeten doen. Ingrid twijfelt niet: schrap afhankelijkheden en maak alles zo klein mogelijk. Is iets releasebaar, release het dan ook echt, in plaats van te wachten tot de rest van je roadmap klaar is. Jaap kiest voor knelpunten: “Bottlenecks zijn er altijd. Los de belangrijkste twee op, dan help je een team snel vooruit.” Samen komt het neer op vier dingen: afhankelijkheden schrappen, transparant zijn, het werk klein maken en bottlenecks aanpakken.

Bekijk of beluister het volledige gesprek

 Dit is een greep uit een uitgebreider gesprek, waarin veel praktijkvoorbeelden van NetRom Software en Transdev de revue passeren. Wil je horen hoe Jaap en Ingrid deze thema’s verder uitdiepen?  Bekijk of beluister dan de volledige podcastaflevering hieronder. Je kan de podcast ook als audio beluisteren via Apple Podcast of Spotify. 

Let op!

Je kunt deze video momenteel niet bekijken, omdat je hiervoor de benodigde cookies niet hebt geaccepteerd. Wil je de video toch bekijken? Wijzig dan je instellingen en accepteer de marketingcookies.

Benieuwd hoe wij jouw ontwikkelteam kunnen helpen opschalen in het AI-tijdperk, met de juiste balans tussen snelheid, kwaliteit en beheersbaarheid? Bekijk al onze diensten of neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee over de mogelijkheden op het gebied van AI.